EXPO EVENT: wie ein Verband in der Krisensituation reagiert
Die LiveCom-Branche wird durch den Ausbruch des Corona-Virus in extremem Ausmass getroffen. Durch Absagen von Ausstellern sowie Absagen oder Verschiebungen durch Veranstalter finden derzeit 80% der geplanten Veranstaltungen nicht statt.
Vereinsversammlungen in Zeiten von Corona
Basierend auf dem Entscheid des Bundesrates vom 27. Mai 2020 sind wichtige Vereinsaktivitäten mit mehr als 5 Personen wie Mitgliederversammlungen, Weiterbildungen, usw. bis am 6. Juni weiterhin untersagt. Ab dem 6. Juni sind Veranstaltungen und Kundgebungen mit maximal 300 Personen wieder möglich, sofern ein Schutzkonzept vorliegt, d.h. die Distanz- und Hygieneregeln gewährleistet werden können. Somit bleiben trotz Lockerungsschritten erhebliche Einschränkungen für das Vereinsleben bestehen. Die Verunsicherung in den Vereinsvorständen bleibt gross, wie ein Verein reagieren soll, wenn er Anlässe wie die Mitgliederversammlung nicht wie geplant durchführen kann.
Rechtliche Situation von Gesellschaften und Vereinen
Die vom Bundesrat erlassene COVID-19-Verordnung 21 hält für Versammlungen von Gesellschaften (insbesondere Generalversammlungen von Aktiengesellschaften) eine Sondervorschrift bereit, damit die Teilnehmenden ihre Rechte unter Einhaltung der Vorgaben des BAG betreffend Hygiene und sozialer Distanz wahrnehmen können. Demnach kann der Veranstalter anordnen, dass die Teilnehmenden ihre Rechte gemäss Art. 6 b COVID-19-Verordnung 2 ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Anordnung muss spätestens vier Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitgeteilt oder elektronisch veröffentlicht werden. Entscheidend ist, dass der Veranstalter bis zum 30. Juni 2020 entscheidet, wenn die Mitgliederversammlung in schriftlicher oder elektronischer Form durchgeführt werden soll. Wann die Mitgliederversammlung dann letztendlich stattfindet, ist nicht relevant. Dies kann also auch erst nach dem 30. Juni 2020 sein. Art. 6 b COVID-19-Verordnung 2 hat zwar für Vereine nicht dieselbe Bedeutung wie für Aktiengesellschaften, ist aber grundsätzlich auf diese ebenfalls anwendbar.
1 Verordnung 2 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (COVID-19), SR 818.101.24
Vier Szenarien für Vereine
Da die gewohnte Durchführung der Vereinsversammlung mit physischer Präsenz der Mitglieder aufgrund der aktuellen Corona-Situation nicht möglich ist, gibt es für Vereine folgende Szenarien, um darauf zu reagieren:
1) Mitgliederversammlung verschieben
2) Mitgliederversammlung online durchführen
3) Schriftliche Beschlussfassung
4) Ersatzlose Absage der Mitgliederversammlung
1. Mitgliederversammlung verschieben
Da die zeitliche Dauer der Einschränkungen aufgrund des Coronavirus zunächst begrenzt ist, liegt es auf der Hand, die Mitgliederversammlung auf einen späteren Zeitpunkt im Jahr zu verschieben, am besten ab Herbst 2020. Hierbei ist folgendes Vorgehen zu empfehlen:
Der Vorstand fällt einen schriftlich festgehaltenen Entscheid zur Verschiebung der Mitgliederversammlung und kommuniziert diesen den Mitgliedern. Die Entscheidungskompetenz liegt beim Gesamtvorstand, nicht beim Präsidium, ausser die Statuten oder Reglemente regeln dies anders.
Wichtig ist, dass alle Mitglieder von der Absage der geplanten Mitgliederversammlung erfahren (Brief, E-Mail, Website, usw.).
Wenn der Vorstand zur abgesagten Versammlung bereits eingeladen hat (inkl. Traktanden, Unterlagen etc.), dann reicht es, wenn für die erneute Einladung zum Verschiebedatum die Einladung wieder gemäss Frist verschickt und darauf verweisen wird, dass die Traktandenliste und die bereits geschickten Unterlagen weiterhin gelten.
Wenn die Statuten verlangen, dass die Mitgliederversammlung bis zu einem gewissen Zeitpunkt stattzufinden hat, sollten die Mitglieder für diese aussergewöhnliche Situation Verständnis haben. Die später gefällten Beschlüsse sind auf jeden Fall gültig, sofern sie nicht vor Gericht angefochten werden, was aber unwahrscheinlich sein dürfte.
2. Mitgliederversammlung online durchführen
Als Alternative zur physischen Versammlung bietet sich an, diese online durchzuführen. Dies kann mit den üblichen Tools für Videokonferenzen(z.B. via Teams, Skype, Facetime, zoom o.ä.) oder per Live-Stream von der Mitgliederversammlung mit Chat für die Diskussion und Abstimmung (technisch anspruchsvoll!) gemacht werden. Wichtig ist, dass alle Mitglieder rechtzeitig informiert werden, Zugang zum Internet haben und die nötigen Unterlagen und Zugangsdaten erhalten. Grundsätzlich müssen die Statuten die Online-Ersatzform der Versammlung vorsehen. Dies dürfte bei den wenigsten Vereinen bisher der Fall sein. Aber auch ohne Regelung in den Statuten kann in dieser speziellen Situation die Versammlung in elektronischer Form erfolgen: Die COVID-19-Verordnung 2 sieht die Möglichkeit zur Beschlussfassung in elektronischer Form als Alternative zur physischen Versammlung in Artikel 6b explizit vor.
3. Schriftliche Beschlussfassung
Zulässig wäre auch eine schriftliche Beschlussfassung über die traktandierten Geschäfte, sofern die Statuten eine solche Regelung enthalten. Aber auch wenn die Statuten keine solche Regelung enthalten, ist sie jetzt möglich: Wiederum sieht die COVID-19-Verordnung 2 die Möglichkeit zur Beschlussfassung auf schriftlichem Weg als Alternative zur physischen Versammlung in Artikel 6b explizit vor.
Es empfiehlt sich, für durchzuführende Abstimmungen/Wahlen ein Formular beizulegen, mit dessen Hilfe die Mitglieder ihr Stimmrecht (Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung) zu den einzelnen Traktanden ausüben können. Hierbei muss sichergestellt sein, dass jedes Mitglied selbst und nur einmal abstimmt. Bei der schriftlichen Abstimmung ist der Stimmzettel daher zwingend zu unterschreiben.
Nach Abschluss der schriftlichen Abstimmung sollte ein kurzes Protokoll verfasst werden, in dem das Abstimmungsergebnis festgehalten wird. Dieses Protokoll kann an der nächsten Mitgliederversammlung genehmigt werden.
4. Ersatzlose Absage der Mitgliederversammlung
Einige Vereine ziehen in Erwägung, die jährliche Versammlung ersatzlos ausfallen zu lassen. Dies hat den Nachteil, dass der Vorstand erst mit einem Jahr Verspätung für die Geschäftsführung des abgelaufenen Vereinsjahrs aus der Haftung entlassen wird. Zudem sehen die meisten Statuten vor, dass die Versammlung jährlich stattfinden soll. In dieser speziellen Situation wird aber kaum ein Mitglied dagegen klagen, wenn die Versammlung nicht statutengemäss durchgeführt wird, ausser es stehen wichtige oder umstrittene Geschäfte an.
Die Mitglieder (1/5) können auch von der Möglichkeit Gebrauch machen, die Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung zu verlangen. Da eine Versammlung zum jetzigen Zeitpunkt physisch nicht stattfinden darf, müsste auch hier wieder eine Ersatzform gesucht werden.
Fazit
Für viele Vereine ist die Verschiebung des Termins im Moment eine gute Option. Da niemand weiss, wie lange die Coronakrise noch dauert bzw. ob diese im Herbst wieder aufflammt, sind die Vorstände gut beraten, die Zeit zu nutzen und die schriftliche oder elektronische Durchführung ihrer Mitgliederversammlung organisatorisch als „Plan B“ vorzubereiten. Alternativ können sich die Vereinsvorstände auch sofort für die schriftliche oder elektronische Variante entscheiden, insbesondere wenn keine besonderen Geschäfte oder wichtige Projekte anstehen. Hingegen sollte die ersatzlose Absage der Mitgliederversammlung nur im Ausnahmefall in Erwägung gezogen werden.
Zu beachten: Aufgrund der ausserordentlichen Situation besteht zum jetzigen Zeitpunkt für die vorgeschlagenen Abläufe noch keine Rechtsprechung.
Ratgeber: Schutzkonzept für Wiedereröffnung
Mitglieder von vielen Verbänden mussten aufgrund der COVID-19 Verordnung 2 ihre Geschäftstätigkeit einstellen. Wie können Verbände ihren Mitgliedern helfen, wenn der Lockdown für die Branche aufgehoben wird?
Schrittweise Lockerung
Bereits am 27. April und am 11. Mai lockerte der Bundesrat erste aufgrund der Coronakrise getroffene Massnahmen. Am 27. Mai hat er weitere bedeutende Lockerungsschritte beschlossen. Diese treten mit Datum vom 6. Juni 2020 in Kraft. Diese Lockerungsschritte sind mit der Auflage verbunden, dass die Einhaltung der unverändert geltenden Distanz- und Hygieneregeln gewährleistet werden können. Für die anwesenden Personen muss der Schutz sichergestellt werden können. Konkret heisst dies: Gefordert wird die Erstellung eines Schutzkonzepts.
Hausaufgaben machen
• Unternehmen und Veranstalter, die wieder öffnen dürfen, müssen über ein Schutzkonzept verfügen und dieses umsetzen. Das ist eine allgemein gültige Vorgabe.
• SECO und BAG haben ein allgemeingültiges branchenunabhängiges Musterschutzkonzept erstellt, das als Vorlage genutzt werden kann. Darin sind alle Vorgaben enthalten. Jedes Unternehmen, das ein Schutzkonzept erstellen muss, kann sich daran orientieren.
• SECO und BAG haben bisher einige tätigkeitsspezifische Standard-Schutzkonzepte erstellt für jene Unternehmer und Veranstalter, die bisher öffnen durften. Beispiele
• Branchenverbände können auf der Basis des Musterschutzkonzepts eigene Grobkonzepte erstellen, die einerseits die allgemeingültigen Vorgaben einhalten und anderseits auf Spezifitäten der Branche eingehen. Beispiel
• Aber: Es erfolgt keine Validierung der einzelnen Schutzkonzepte, weder durch den Bund noch durch die Kantone.
Konkrete Schritte
• Unternehmen und Veranstalter, die wieder öffnen dürfen, müssen ein Schutzkonzept erarbeiten und umsetzen.
• Diese Schutzkonzepte müssen sich am Musterschutzkonzept orientieren und dessen Vorgaben einhalten.
• Will eine Branchenorganisation seinen Mitgliedorganisationen eine Hilfe anbieten, kann sie ein Grobkonzept erstellen und dieses den Mitgliedern der Branche zur Verfügung stellen. Wird ein Grobkonzept erstellt, muss sich dieses am Musterschutzkonzept orientieren.
Ratgeber Schutzkonzepte
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Ratbeber: Zirkularbeschlüsse als Alternative
Aufgrund der COVID-19 Verordnung 2 sind physische Sitzungen der Vereinsorgane nur unter erschwerten Bedingungen möglich, wenn überhaupt. Deshalb wird häufig auf Zirkularbeschlüsse ausgewichen. Was ist dabei zu beachten?
Regeln für Versammlungen
Bis am 6. Juni gilt noch ein Versammlungsverbot für Vereinsaktivitäten, wenn mehr als 5 Personen teilnehmen (Art. 6 Abs. 1 der COVID-19 Verordnung 2 und Erläuterungen des BAG dazu).
Mit Entscheid vom 27. Mai hat der Bundesrat entschieden, dass ab dem 6. Juni wieder Vereinsveranstaltungen mit bis zu 300 Personen erlaubt sind. Allerdings sind diese nur zulässig, wenn die Distanz- und Hygieneregeln einen sicheren Schutz der anwesenden Personen gewährleisten. An Veranstaltungen, bei denen die Personen sitzen, sind die Sitzreihen so zu belegen, dass jeweils mindestens ein Sitz zwischen den Einzelpersonen frei bleibt. Die Stühle sollen wenn möglich immer in Reihen mit einem Mindestabstand von einem Meter zwischen den Stühlen und Reihen aufgestellt werden. Der Personenfluss ist so zu lenken, dass die Distanz von zwei Metern zwischen den Teilnehmenden eingehalten werden kann. Die Rückverfolgbarkeit bei engen Kontakten ist sicherzustellen. Dies kann am besten mit Präsenzlisten oder einem Registrierungssystem sichergestellt werden.
Der Bundesrat wird am 24. Juni über das weitere Vorgehen bei Veranstaltungen mit bis zu 1000 Personen und weiteren Lockerungen entscheiden.
Grossveranstaltungen mit mehr als 1000 Personen bleiben bis am 31. August 2020 untersagt.
Aufgrund der Beschlüsse des Bundesrates vom 25. Mai 2020 gilt für Vereine folgendes:
• Zusammenkünfte der Vereinsorgane (Vorstand / Ausschuss / Revisionsstelle / andere Organe) sind bis am 6. Juni zulässig, sofern nicht mehr als fünf Personen teilnehmen.
• Physisch durchgeführte Zusammenkünfte der Vereinsorgane sowie Vereinsversammlungen (auch Generalversammlung / Delegiertenversammlung genannt) sind ab dem 6. Juni zulässig, sofern nicht mehr als 300 Personen teilnehmen.
• Bei allen zulässigen Vereinsaktivitäten, ist sicherzustellen, dass die anwendbaren Distanz- und Hygieneregeln zum Schutz der anwesenden Personen gewährleistet werden können.
Zirkularbeschlüsse
Um das Vereinsleben nicht lahmzulegen und trotz der vorher erwähnten Einschränkungen die nötigen Beschlüsse gleichwohl fällen zu können, kann auf die Möglichkeit von Zirkularbeschlüssen zurückgegriffen werden.
Für die Aktiengesellschaft sieht Art. 713 Abs. 2 OR vor, dass Beschlüsse auch auf dem Wege der schriftlichen Zustimmung zu einem gestellten Antrag gefasst werden können, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Behandlung verlangt. Im Vereinsrecht fehlt eine solche Bestimmung.
In der COVID-19 Verordnung 2 hat der Bundesrat für Versammlungen von Gesellschaften (gemeint ist wieder die Aktiengesellschaft) erlaubt, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte u.a. ausschliesslich «ausüben können auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form».
Aufgrund der ausserordentlichen Lage im Zusammenhang mit dem Coronavirus ist für Vereine von folgendem auszugehen:
• Vereine können ihre Beschlüsse ebenfalls auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form fällen, auch wenn hierfür die Grundlage in den Vereinsstatuten fehlt.
• Es empfiehlt sich, bei einer nächsten Statutenrevision eine explizite Bestimmung aufzunehmen, dass Vorstandsbeschlüsse auch schriftlich per Zirkularbeschluss erfolgen können; dies kann ev. mit dem Zusatz verbunden werden, sofern kein Vorstandsmitglied die mündliche Beratung verlangt.
• Allenfalls ist bei der Statutenrevision ebenfalls für die Vereinsversammlung eine Regelung vorzusehen, wonach die schriftliche Zustimmung aller Mitglieder zu einem Antrag einem Beschluss der Vereinsversammlung gleichgestellt ist.
Formelles
Traditionellerweise erfolgen Zirkularbeschlüsse in schriftlicher Form auf Papier. Häufig wird pro Beschluss ein Papier verfasst. In der Praxis ist heute die Beschlussfassung auf dem elektronischen Weg ebenfalls anerkannt.
Zirkularbeschlüsse sollten i.d.R. nur im Ausnahmefall, d.h. im Falle ernsthafter Gründe, z.B. bei Routinetraktanden, weniger wichtigen Traktanden oder in dringlichen Fällen gefasst werden. Denn ein mündlicher Austausch, das gemeinsame Abwägen von Argumenten und das Finden von Kompromissen bleiben wichtig. Dies bedingt einen persönlichen Austausch.
Der Zirkularbeschluss muss die ausformulierten Anträge nennen, welche idealerweise mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Am Schluss eines Zirkularbeschlusses finden sich deshalb meist Unterschriftenblöcke, die ein entsprechendes Stimmverhalten (Zustimmung, Ablehnung oder Enthaltung) erlauben.
Für einen Zirkularbeschluss ist Einstimmigkeit nicht Voraussetzung.
Der Zirkularbeschluss ist vom betreffenden Mitglied zu unterschreiben.
Die Übermittlung mit Originalunterschrift per Fax oder per E-Mail mit dem Abbild als Beilage (Scan z.B. im pdf-Format) genügt.
Protokollierung
Zirkularbeschlüsse sind zu protokollieren. Die Protokollierung erlaubt den Mitgliedern, sich nochmals zu versichern, ob formell alles richtig abgewickelt wurde. I.d.R. erfolgt die Protokollierung der Zirkularbeschlüss
e anlässlich der nächsten Sitzung. Denkbar ist auch ein selbständiges Protokoll nur in Bezug auf den Zirkularbeschluss. Sinnvollerweise enthält die Protokollierung von Zirkularbeschlüssen zudem das Festhalten der gefassten Beschlüsse / Wahlen inklusive der konkreten Resultate.
Wenn Vereine im Handelsregister eingetragen sind und mittels Zirkularbeschlüssen Eintragungen im Handelsregister vorzunehmen sind, verlangt beispielsweise die Praxis des Handelsregisteramtes des Kantons Bern folgendes:
• Bei Zirkularbeschlüssen (Vereins- und/oder Vorstandsversammlungen) ist an der nächsten Sitzung darüber ein Protokoll zu führen.
• Darin ist aufzuführen, wem die Anträge zugestellt worden sind (der Hinweis, die Anträge für den Zirkularbeschluss wurde allen Vereinsmitgliedern respektive Vorstandsmitgliedern zugestellt, genügt hierfür).
• Die Feststellung, wie die Vereins- resp. Vorstandsmitglieder schriftlich abgestimmt haben.
• Betreffend Beschlüsse der Vereinsversammlung ist entweder im Protokoll festzuhalten, wie viele Mitglieder der Verein hat oder es ist ein Verzeichnis über die aktuellen Vereinsmitglieder zuzustellen, unterzeichnet von mindestens einem Vorstandsmitglied.
Ratgeber Zirkularbeschlüsse
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Was unsere Kunden sagen:
Thomas Frick, Präsident IGS
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