Ces dernières semaines, face à la pandémie de COVID 19, le quotidien de la population et de l’économie est bouleversé. Le premier semestre, en particulier le printemps, étant usuellement une période d’assemblées générales (AG), l’interdiction des réunions publiques et privées initialement valable jusqu’au 10 mai et prolongée jusqu’au 7 juin, a ainsi eu des répercussions pour les sociétés, confrontées à des problèmes très pratiques de gouvernance. Faut-il reporter ou maintenir l’AG ?  Cette question, les conseils d’administration ont dû ou doivent pour certains encore se la poser. Et si l’AG est maintenue, quel processus adopter ? Autres problème pratique : Comment faire pour obtenir les usuelles signatures et comment passer à la signature électronique ?

Le Conseil fédéral, dans ses ordonnances COVID, a pris un certain nombre de décisions permettant de pallier la présence physique des personnes. Il a ainsi adopté un régime spécial temporaire pour les AG qui peuvent se tenir par écrit ou sous forme électronique ou par l’intermédiaire d’un représentant indépendant. Initialement fixé au 10 mai 2020, le délai prévu pour que le conseil d’administration prenne cette décision est reporté au 7 juin (pour plus de détails voir l’article du SwissBoardForum). Dans ce contexte, nous signalons que le Centre Patronal a développé une application de vote électronique pour ses affiliés. En matière de signature électronique qualifiée (SEQ, qui est, on le rappelle, l’équivalent en droit suisse de la signature manuscrite exigée en Suisse pour certains actes juridiques), le Conseil fédéral a en outre décidé de simplifier, dès le 2 avril 2020 et jusqu’au 1^er octobre, l’accès à la SEQ. Cette modification de l’ordonnance sur la signature électronique prévoit une possibilité générale d’identification par vidéo lors de la délivrance de certificats, ce qui permet d’éviter des déplacements et des contacts personnels (Communiqué du Conseil fédéral). On le voit, la crise du COVID 19 accélère sans conteste le mouvement de la digitalisation non seulement en matière de télétravail, mais aussi dans des domaines moins développés jusqu’à présent.